Beim Webinar Marketing ist das Webinar selbst das zentrale Element. Alle vor- und nachgelagerten Elemente sind aber ebenso erfolgsentscheidend. Insbesondere E-Mails können dabei erheblich dazu beitragen, dass die Personen, die sich zu Ihrem Webinar angemeldet haben, auch tatsächlich teilnehmen – und auch, dass aus Teilnehmern am Schluss tatsächlich zahlende Kunden werden.
Die Double Opt-In E-Mail
Mit einer Double Opt-In E-Mail können Sie sich von den Teilnehmern bestätigen lassen, dass Sie ihnen E-Mails zuschicken dürfen. Das sieht so aus, dass jeder Webinar-Teilnehmer zunächst eine E-Mail (die Double Opt-In E-Mail) erhält. In dieser muss dann ein Link angeklickt werden, um die E-Mail-Adresse zu bestätigen und damit die Erlaubnis zum Verschicken von E-Mails an diese Adresse zu erteilen. Je nach Gesetzeslage Ihres Herkunftslandes ist das zur rechtlichen Absicherung unter Umständen notwendig und sollte aktiviert werden. Achten Sie bei der Gestaltung der Double Opt-In E-Mail auf folgendes:
- Erwähnen Sie das Webinar im Betreff! Nur so weiß der Teilnehmer, worum es in dieser E-Mail tatsächlich geht. Nichtssagende Betreffzeilen wie „Ein Klick fehlt noch…“ sollten Sie vermeiden bzw. anpassen. Hier ein paar Vorschläge:
- Webinar XY: Jetzt Zugangsdaten anfordern
- Webinar XY: Bestätigen Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse
- Webinar XY: Anmeldung abschließen
- Beschreiben Sie direkt am Anfang, worum es geht: Erklären Sie, dass der Teilnehmer seine E-Mail-Adresse noch bestätigen muss, um die Zugangsdaten zugeschickt zu bekommen.
- Motivieren Sie den Teilnehmer zum Double Opt-In: Bieten Sie ihm etwas an! Hier ein paar Beispiele:
- Die Zugangsdaten werden erst nach der Bestätigung verschickt
- Ein kostenloser Report (eBook / PDF)
- Unterlagen zum Webinar
- Teilen Sie mit, dass sich der Termin ändern könnte und Sie noch die Erlaubnis benötigen, ihn darüber zu informieren
Die E-Mail mit den Zugangsdaten
Die E-Mail mit den Zugangsdaten ist die erste inhaltliche E-Mail, die Ihre Teilnehmer von Ihnen bekommen werden. Verwenden Sie ein Double Opt-In Verfahren, wird die E-Mail mit den Zugangsdaten in der Regel unmittelbar nach der Bestätigung der E-Mail Adresse verschickt. Die Öffnungsraten dieser E-Mail sind sehr hoch, weil die Leute die Zugangsdaten zum Webinarraum möchten. Nutzen Sie diese E-Mail also, um sicher zu stellen, dass aus der Anmeldung auch tatsächlich eine Teilnahme wird. Machen Sie dazu folgendes:
- Listen Sie übersichtlich alle relevanten Informationen auf (Webinar-URL, Webinar-Zeit, Webinar-Datum, Webinar-Dauer)
- Fordern Sie den Teilnehmer aktiv dazu auf, sich den Termin im Kalender zu markieren
- Fordern Sie den Teilnehmer dazu auf, diese E-Mail als „Wichtig“ oder „Ungelesen“ zu markieren oder in einen speziellen Ordner zu verschieben, damit er die Zugangsdaten zum Webinarstart direkt zur Verfügung hat.
- Listen Sie in einer kurzen Übersicht nochmal auf, worum es im Webinar geht
Die Erinnerungs-E-Mails
Über gute Erinnerungs-E-Mails können Sie die Teilnahmequote Ihrer Webinare erhöhen. Je nachdem, wie kurz- oder langfristig sich Ihre Teilnehmer für Ihre Webinare anmelden können, hat sich folgende Erinnerungs-Struktur bewährt – wobei Anpassungen natürlich immer möglich sind:
- 1 Tag vor dem Webinar,
- 3 Stunden vor dem Webinar und
- 15 Minuten vor dem Webinar
Achten Sie bei den Erinnerungs-E-Mails auf folgendes:
- Schreiben Sie bei den Erinnerungs-E-Mails immer die verbleibende Zeit in dem Titel. Möglich wäre beispielsweise: „Morgen findet das Webinar XY statt – haben Sie sich den Termin notiert?“
- „Tarnen“ Sie Ihre Erinnerungs-E-Mails, um nicht zu aufdringlich zu wirken. Verschicken Sie beispielsweise keine plumpen Erinnerungs-E-Mails, sondern Informations-E-Mails. Hier ein paar Beispiele:
- Terminbestätigung
- Nachreichen von Unterlagen
- Hinweisen auf einen zusätzlichen Themenschwerpunkt
- Platzieren Sie in den Erinnerungs-E-Mails keine Werbung
- Reduzieren Sie die E-Mails auf das Wesentliche: Neben dem “Inhalt” (vgl. oben) genügt der Webinar-Termin, die Zugangsdaten und eine kurze Übersicht über die Inhalte.
Ein paar E-Mail-Vorlagen finden Sie direkt in Webinaris.
Die Follow-Up-E-Mails
Bei Follow-Up-E-Mails handelt es sich um E-Mails, die nach dem Webinar versendet werden: abhängig davon, ob jemand am Webinar teilgenommen hat oder nicht. Das ist wichtig, weil Sie beiden Gruppen unterschiedliche E-Mails schicken sollten.
Teilnehmer
Teilnehmer haben Ihr Webinar besucht und in der Regel bereits alle wichtigen Informationen erhalten. Jetzt kommt es darauf an, sie zum Kauf oder einer anderen Aktion zu bewegen. Hierfür ist folgender zeitlicher Ablauf empfehlenswert:
- Direkt beim Webinar-Ende
- 1 Tag nach dem Webinar-Ende
Achten Sie bei den Follow-Up-E-Mails auf folgendes:
- Verwenden Sie für die Betreffzeile etwas, das den Teilnehmern einen Mehrwert bringt. Hier ein paar Beispiele:
- Webinar XY: Die versprochenen Unterlagen
- Webinar XY: Noch etwas Wichtiges im Nachgang
- Verschicken Sie nicht einfach offensichtliche Verkaufs-E-Mails. Konzentrieren Sie sich in der E-Mail vielmehr auf den Mehrwert, den Sie bieten wollen – vergessen Sie aber auch nie, den Link zu Ihrem Verkaufsformular prominent zu positionieren. Hier ein paar Beispiele:
- Reichen Sie in der E-Mail direkt beim Webinar-Ende sämtliche Informationen nach: die wichtigsten Erkenntnisse, Download-Links, Gutscheincodes, Links zu Bestellformularen, Links zu Kontaktformularen, Kontaktdaten etc.
- Beantworten Sie in der E-Mail am nächsten Tag einige Fragen, die Sie - tatsächlich oder angeblich - per E-Mail gestellt bekommen haben
- Geben Sie an, dass Sie vergessen haben, eine wichtige Information mitzuteilen
- Geben Sie an, dass sich zwischenzeitlich etwas Neues ergeben hat
- Beschreiben Sie in der E-Mail eine Woche nach dem Webinar einen Erfahrungsbericht einer Teilnehmerin, die bei dem Webinar-Termin dabei war
- Fordern Sie die Teilnehmer dazu auf, Ihre Freunde und Bekannte zu einem weiteren Termin einzuladen
Ein paar E-Mail-Vorlagen finden Sie direkt in Webinaris.
Nicht-Teilnehmer
Nicht-Teilnehmer wollten eigentlich an Ihrem Webinar teilnehmen, haben es aber wahrscheinlich nicht gemacht, weil ihnen etwas dazwischen gekommen ist oder weil sie es schlicht und einfach vergessen haben. Für die Follow-Up-E-Mails eignet sich die gleiche zeitliche Struktur wie bei den E-Mails für die Teilnehmer. Hier können Sie nun verschiedene Strategien fahren, die abhängig von Ihrem Geschäftsmodell sind:
- Laden Sie die Nicht-Teilnehmer dazu ein, die Aufzeichnung anzusehen
- Laden Sie die Nicht-Teilnehmer zu einem weiteren Webinar-Termin ein
- Bieten Sie den Nicht-Teilnehmern eine Alternative an, wie beispielsweise einen PDF-Report oder ein Whitepaper
Welche Strategie für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Es ist aber immer empfehlenswert, verschiedene Strategien zu testen.
Ein paar E-Mail-Vorlagen finden Sie direkt in Webinaris.
Testen Sie!
Es wird schwer sein, von Anfang an die perfekte E-Mail-Strategie umzusetzen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie verschiedene E-Mail-Strategien durchtesten. Ändern Sie beispielsweise die Häufigkeit, die Zeit, den Inhalt oder den Betreff der Erinnerungs-E-Mails ab und verfolgen Sie dann, wie sich die Teilnahmequote entwickelt.
Wichtig: Der Unsubscribe-Link
Je nach Rechtslage Ihres Herkunftslandes kann es notwendig sein, Ihren Kontakten eine Möglichkeit zu bieten, sich mit einem Klick von allen Ihren E-Mails abzumelden. Vergessen Sie daher nicht, am Ende Ihrer E-Mails einen sogenannten Unsubscribe-Link einzufügen. Klickt ein Leser auf diesen Link, erhält er keine weiteren E-Mails von Ihnen.