I) Einführung
Zapier ist ein sogenannter Schnittstellendienstleister. Das bedeutet, dass Zapier Schnittstellen zwischen verschiedenen Plattformen zur Verfügung stellt. Dadurch lässt sich Webinaris mit allen Plattformen verbinden, die selbst eine Schnittstelle zu Zapier haben. Dazu zählen unter anderem:
- Agile CRM
- Autoplilot
- FollowUpCC
- Google Contacts
- Google Drive
- Gmail
- Google Sheets
- Inwise
- Jumplead
- MailMunch
- SendinBlue
- Smoove
- SugarCRM
- Vbout
- Und noch viele andere - eine vollständige Liste finden Sie direkt bei Zapier (hier klicken)
Webinaris stellt grundsätzlich die Möglichkeit zur Verfügung, die folgenden Teilnehmerdaten...
- Vorname
- Nachname
- E-Mail Adresse
- Webinar-Zeit
- Webinar-Datum
- Unix Timestamp des Webinar-Termins
- Webinarraum-URL
- Notiz
- Telefonnummer
- Webinar ID
- Zeitzone
- Source ID
... unter den folgenden Bedingungen übermitteln...
- Bei Registrierung,
- Vor dem Webinar-Start,
- Nach dem Webinar-Start,
- Vor dem Webinar-Ende oder
- Nach dem Webinar-Ende an...
...die folgenden Gruppen:
- Alle
- Alle Teilnehmer
- Alle Nicht-Teilnehmer
- Alle, die gerade im Webinar-Raum online sind
- Alle, die gerade im Webinar-Raum NICHT online sind
Bei den Optionen "Vor / Nach dem Webinar-Start / Webinar-Ende" können zusätzlich noch die folgenden Zeiten zur genaueren Einstellung verwendet werden:
- 1 Minute
- 10 Minuten
- 15 Minuten
- 1 Stunde
- 3 Stunden
- 6 Stunden
- 1 Tag
- 2 Tage
- 3 Tage
- 7 Tage
So lassen sich beispielsweise ganz einfach 3 Stunden nach dem Webinar-Ende die Daten aller Nicht-Teilnehmer übergeben, um beispielsweise eine E-Mail mit einem Hinweis auf weitere Webinar-Termine zu versenden.
II) Einrichtung bei Webinaris
Bei der Zapier Universalschnittstelle müssen Sie in Webinaris nur ein Zapier-Plugin anlegen und dann zu den Schnittstellen Ihres Webinars hinzufügen. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Menü "Plugins"
2. Klicken Sie oben auf "Neues Plugin"
3. Klicken Sie auf das Zapier Plugin Logo
4. Tragen Sie die abgefragten Daten ein:
- Bezeichnung: Eine interne Bezeichnung des Plugins (z.B. Name des Drittanbieter-Tools)
5. Klicken Sie auf "Speichern & Beenden"
Das soeben angelegete Plugin können Sie in beliebig vielen Webinar-Projekten verwenden.
6. Klicken Sie rechts oben auf "Schliessen"
7. Öffnen Sie Ihr Webinar-Projekt und navigieren Sie dort in das Menü "Kommunikation"
8. Öffnen Sie das Untermenü "Schnittstellen"
9. Klicken Sie rechts auf "+ Neue Schnittstelle"
10. Wählen Sie aus der Liste das Plugin aus, das Sie soeben angelegt haben
11. Klicken Sie rechts oben auf den Button "Speichern"
III) Einrichtung bei Zapier
Sämtliche Einstellungen der Zapier-Schnittstelle nehmen Sie direkt in Zapier vor. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
1. Loggen Sie sich bei Ihrem Zapier-Account ein
2. Öffnen Sie bitte diesen Link, um eine Anbindung von Webinaris zu einer weiteren Plattform einrichten zu können: https://zapier.com/developer/invite/82056/9e71c5f32485c904649330cfdff43b35/
3. Klicken Sie auf den Button "Accept Invite & Build a Zap"
4. Klicken Sie auf den Button "Create a Zap"
5. Suchen Sie bei "Choose App & Event" nach Webinaris und wählen Sie "Webinaris"
6. Wählen Sie die Option "Standard Event" aus und klicken Sie auf "Continue"
7. Klicken Sie auf den Button "Sign in to Webinaris (1.4.0)"
8. Tragen Sie bei "Encrypted Key" den Encrypted Key Ihres Webinaris-Accounts ein
Diesen finden Sie in Webinaris, indem Sie rechts oben auf Ihren Namen klicken und die Account-Einstellungen "Adresse | Passwort | Sprache" öffnen.
9. Klicken Sie auf den Button "Yes, Continue"
Damit haben Sie Ihren Webinaris-Account in Zapier angelegt. Diesen können Sie nun beliebig oft für Anbindungen verwenden und müssen ihn nicht erneut anlegen.
10. Klicken Sie auf den Button "Continue"
11. Wählen Sie bei "Option" aus, wann ungefähr die Daten von Webinaris übergeben werden sollen.
Dazu stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Auswahl:
| Englisch | Deutsch |
| At registration | Soft bei der Registrierung |
| Before webinar start | Eine bestimmte Zeit, bevor das Webinar beginnt |
| After webinar start | Eine bestimmte Zeit, nachdem das Webinar begonnen hat |
| Before webinar end | Eine bestimmte Zeit, bevor das Webinar endet |
| After webinar end | Eine bestimmte Zeit, nachdem das Webinar geendet hat |
12. Wählen Sie bei "Time" aus, wann genau die Daten von Webinaris übergeben werden sollen
Dazu stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Auswahl:
| Englisch | Deutsch |
| 1 minute | 1 Minute |
| 10 minutes | 10 Minuten |
| 15 minutes | 15 Minuten |
| 30 minutes | 30 Minuten |
| 1 hours | 1 Stunde |
| 3 hours | 3 Stunden |
| 6 hours | 6 Stunden |
| 1 day | 1 Tag |
| 2 days | 2 Tage |
| 3 days | 3 Tage |
| 7 days | 7 Tage |
13. Wählen Sie bei "Group" aus, an wen die Daten übergeben werden sollen
Dazu stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Auswahl:
| Englisch | Deutsch |
| All | Alle |
| Only participants | Nur Teilnehmer |
| Only non-participants | Nur Nicht-Teilnehmer |
| Only those currently online | Nur jene, die gerade im Webinarraum online sind |
| Only those currently offline | Nur jene, die gerade im Webinarraum NICHT online sind |
Wichtig:
- Bei der Option "At registration" muss die group "All" ausgewählt werden
- Bei der Option "At registration" hat die "Time" keinen Einfluss
14. Wählen Sie bei "Webinaris Project" aus, für welches Ihrer Webinar-Projekte Sie eine Datenübergabe einrichten möchten.
15. Klicken Sie auf den Button "Continue"
Dadurch wird ein Datensatz, der Ihren gewählten Einstellungen entspricht, geladen. Sollte kein Datensatz vorhanden sein (Datensätze werden nach einer bestimmten Zeit aus der Zapier-Liste gelöscht), wird automatisch ein Demo-Datensatz des Users "John Doe" geladen
16. Klicken Sie auf "test trigger", um die geladenen Daten zu sehen
17. Klicken Sie unten auf den Button "Continue"
19. Wählen Sie die Plattform aus, zu der Sie eine Anbindung einrichten möchten und schließen Sie die Einrichtung ab
VI) Wichtiger Hinweis
Zapier ruft die Daten, je nach gewähltem Tarif, alle 5 bzw. 15 Minuten ab. Das bedeutet, dass es zu einer Verzögerung von bis zu 15 Minuten bei der Datenübertragung kommen kann. Verwenden Sie deshalb insbesondere zum Versenden der Zugangsdaten zum Webinar am besten die Webinaris interne E-Mail Funktion.
VII) Alternative: Trigger händisch via HTTP Universalschnittstelle einrichten
In einigen Fällen kann es notwendig sein, dass Trigger nicht über die Webinaris-App, sondern händisch über die Webinaris HTTP Universalschnittstelle eingerichtet werden. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
1. Erstellen Sie einen neuen Zap in Zapier
2. Wählen Sie bei den Built-In Apps "Webhooks" aus.
3. Wählen Sie die Option "Catch Hook" aus
4. Lassen Sie die Einstellung für "Pick off a Child Key" leer und klicken Sie auf "Continue".
5. Klicken Sie auf "Copy", um die Webhook-URL in die Zwischenablage zu kopieren
6. Öffnen Sie Webinaris und legen Sie gemäß dieser Anleitung die HTTP Universalschnittstelle an: https://webinaris.zendesk.com/hc/de/articles/115004203785-HTTP-Universalschnittstelle-einrichten
6a) Fügen Sie als URL die von Zapier kopierte Webhook-URL ein.
6b) Fügen Sie alle Parameter hinzu, die Sie gerne an Zapier übergeben möchten. Verwenden Sie dabei als Parameter-Bezeichnung (linke Spalte) beliebige eindeutige Werte und als Inhalt (rechte Spalte) die entsprechenden Platzhalter, z.B.:
6c) Speichern Sie die Einstellungen der HTTP Universalschnittstelle ab
6d) Führen Sie mittels einer herkömmlichen Webinar-Anmeldung die Aktion durch, die den Zapier-Webhook antriggern soll (Beispiel: Wenn Sie die Information über einen Double Opt-In übergeben möchten, führen Sie bitte einen Double Opt-In durch)
6e) Warten Sie 2-3 Minuten
7. Wechseln Sie zurück zu Zapier und klicken Sie auf "Ok, I did this"
8. Warten Sie kurz, bis Zapier das Sample findet und klicken Sie auf den kleinen Pfeil auf der rechten Seite, um das Sample aufzuklappen. Prüfen Sie dann dort die Inhalte, ob alle benötigten Daten übergeben wurden. (Sollte kein Sample kommen, wurde von Webinaris noch nichts an Zapier gesendet. Prüfen Sie dann bitte die Einstellungen und stellen Sie sicher, dass das entsprechende Event bereits stattgefunden hat)
Die einzelnen Inhalte werden von Zapier mit der Vorbemerkung "querystring__" hinterlegt, z.B.:
9. Klicken Sie auf "Continue"
10. Richten Sie als nächstes die Action in Zapier gemäß Ihren Wünschen ein.
VIII) Alternative zu Zapier
Unsere HTML Universalschnittstelle ermöglicht Ihnen die Anbindung vieler Plattformen, die Sie auch über Zapier anbinden könnten - allerdings ohne zusätzliche Kosten für Zapier und mit einer deutlichen niedrigeren zeitlichen Verzögerung. Es empfiehlt sich deshalb, diese Option ebenfalls zu prüfen.
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